Psykologisk tryghed

Psykologisk tryghed er et arbejdsmiljø, hvor alle deltager i den daglige opgaveløsning med mindre omtanke for sig selv og mere omtanke for at løse opgaven sammen.

Gevinsten er en kultur, hvor samtaler om arbejdet er velkomne, strukturerede og med en tryg feedback, så både mennesker og opgavekvalitet vokser.

Psykologisk tryghed skabes når ledelsen går forrest og medarbejderne følger invitationer til at tale om opgaven ud fra tre principper i at skabe Psykologisk tryghed. Hvordan organisationen forstår og håndterer fejl eller de opgaver som ikke lykkes helt er også en del af samtalerne. At kunne analysere typer af fejl og hvordan de håndteres forskelligt, skaber fælles viden om kvalitet i opgaveløsningen. Høj Psykologisk tryghed bidrager derfor både direkte til et godt arbejdsmiljø, fordi omgangstonen bliver bedre og indirekte til arbejdsmiljøet, fordi det bliver muligt at tale om de vanskelige ting og de opgaver som ikke lykkes.

Kulturer med høj Psykologisk tryghed bruger ikke nødvendigvis mere tid på at tale sammen om opgaven.  Når samtale om opgaveløsning er interessant og relevant, stopper unødig støj fx ”unyttige” kommentarer og interpersonelle markeringer, og samtalen retter sig mod at sammen løse teamets opgave.

Samarbejde om virksomhedens opgaver

Godt samarbejde og muligheden for at udføre et godt stykke arbejde har stor betydning for vores trivsel. Det har vist sig at være nogle ret enkle elementer der gør forskellen på hvor godt et samarbejde man får og hvor meget man har mulighed for at udføre et godt stykke arbejde. Her kan du læse mere om de forskningsmæssige belæg for at det virker samt et par cases med virksomheder, som vi har hjulpet til at forbedre samarbejdet om virksomhedens opgaver.

Her skal et billede af samarbejde ind

Case

En gruppe sekretærer i en virksomhed har igennem længere tid beklaget sig over forsinkelser og samarbejdsvanskeligheder med nogle specialister. Omdrejningspunktet for beklagelserne viser sig at være specialisters upræcise bestillinger af arbejde fra sekretærerne. Sekretærer beskriver, at når de vender tilbage til nogle af specialisterne med opklarende spørgsmål til hvad specialisten vil have, så kan de få at vide at de skal spørge Eva, for hun ved hvad der menes. Eva er den mest erfarne sekretær.

Nogle sekretærer føler sig dumme eller dummere end Eva, andre bliver irriteret på specialisten. Specialisten bliver irriteret over at blive afbrudt af spørgsmål og at skulle lave dobbeltarbejde – bestillingen er jo afgivet.  Eva er presset af den megen hjælp hun skal give andre. Og kunderne – deres leverancer kan blive forsinket eller være i forkert kvalitet. Uhensigtsmæssigt for alle.

Under analysen af arbejdsgangene via metoden T-Lean finder de udover årsagen – upræcis kommunikation – også en teknisk løsning: Deres IT-system udvides med mulighed for specificerede bestillinger. Indholdet i bestillingerne formuleres af specialisterne, så de dækker deres behov. Specialisterne kan herefter krydse bestillingerne af i stedet for at skulle finde på en mere eller mindre præcis prosatekst. Det gør det hurtigere for specialisterne at give præcis besked til sekretærerne, så der ikke opstår forsinkelser for kunder og kvaliteten bliver den ønskede.

Nogle måneder efter indførelsen af denne tekniske løsning vurderer sekretærerne at de upræcise bestillinger er halveret da de fleste bruger afkrydsning. Ledelsen har noteret sig at det belastede samarbejde er gået fra at fylde på alle sekretærmøder, til at de ikke taler om det mere. Sekretærer, specialister og ledere er tilfredse med udviklingen.

Skal vi have foto af de konkrete sekretærer ind her? Efter aftale naturligvis. 

Samarbejdets betydning for det gode arbejde

Det lykkedes altså sekretærerne i ovenstående case at finde det sted i arbejdsprocessen som gav samarbejdsproblemer, tid stjålet fra det egentlige arbejde og forsinkelser for kunder. Løsningen var lige i nærheden, da det blot var en mindre tilføjelse af en funktion i det IT-system, som de havde i forvejen. De ændrede upræcis kommunikation til præcis kommunikation. Kommunikation er netop en væsentlig del af fundamentet for ikke bare godt samarbejde, men også kvaliteten af det arbejde vi laver og økonomien i det.

Det har en amerikansk forsker fra MIT, professor Jody Hoffer Gittell, fundet belæg i et stort forskningsprojekt. Her undersøger hun nogle virksomheder, der klarer sig markant bedre end konkurrenterne med hensyn til kvalitet, økonomi og kundetilfredshed. Hun undersøger hvad der gør dem mere succesfulde og finder 7 elementer i samarbejdet der gør forskellen. Hun kalder de 7 elementer for relationel koordinering. Af grafen ses at jo højere relationel koordinering jo bedre kvalitet, økonomi og jo færre kundeklager.

Her sættes graf om flyselskaber fra Gittell ind

Grafen viser hvordan 9 flyselskaber klarer sig i forhold til hinanden. Op af den lodrette vandrette akse i koordinatsystemet kan man se hvor høj kvalitet, hvor få kundeklager og hvor rentabel flyselskabets produktion af passagertransport er. Samlet kaldes det virksomhedens performance. Jo højere en virksomhed ligger her jo bedre performance har virksomheden.

Ud af den vandrette akse ses hvor godt samarbejdet herunder kommunikationen er i de enkelte flyselskaber. De elementer i samarbejdet Gittell har opdaget har betydning kalder hun for relationel koordinering.

Det ses at jo højere en virksomhed scorer på samarbejde også kaldet relationel koordinering jo færre klager og jo bedre er kvaliteten og rentabiliteten. Det måles på antal passagerklager, færre mistede/fejlsendte bagage og tid på jorden. Tid på jorden er den tid et rutefly ikke tjener penge ind. Jo hurtigere skiftetiden er, jo flere afgange kan et rutefly nå på en dag.

Resultaterne er efterprøvet i andre brancher herunder offentlige hospitaler. Her kan du se resultater fra 9 forskellige hospitalers ortopædkirurgiske afdelinger. Samme billede: Jo højere score på relationel koordinering jo bedre performance i form af kvalitet, økonomi og patienttilfredshed. Performance er målt på henholdsvist mobilitet efter operation, sengedage og patienttilfredshedsmålinger.

Her sættes Gittells graf ind vedrørende hospitalsafdelinger.

Det har altså vist sig at gælde for offentlig og private, store og små virksomheder.

Hvor tror du din virksomhed ligger?

Hvordan ser der ud i din virksomhed? Er jeres samarbejde præget af fælles formål, gensidig respekt og kommer dine kolleger dig til undsætning når du laver en fejl? Har alle tilstrækkelig indsigt og deler viden i en grad der er brug for til at I kan udføre arbejdet godt og koordineret? Ser du ind imellem at nogen meler deres egen kage og måske laver løsninger der er gode set fra deres perspektiv men som ikke er godt for helheden og i sidste ende måske heller ikke godt for kunden/borgeren? Er det ind imellem jeres første indskydelse af finde ud af hvis skyld en fejl er i stedet for at hjælpe til med at løse den? Har alle faggrupper og funktioner den samme høje respekt eller er der nogen der vigtigere end andre?

I casen har den upræcise kommunikation betydning for tidsøkonomien og potentielt kvaliteten. Det tager længere tid at få bestilt det specialisten vil have og både sekretær og specialist brugte tid på dobbeltarbejde. Tid som kunne være brugt på at løse andre opgaver. Hvis sekretæren bestiller ud fra en forestilling om hvad der menes, så går det hurtigt og diskussionen undgås i første omgang, men kan give problemer senere når kunden modtager noget der har en forkert kvalitet.

I casen benyttede de sig af vores T-Lean metode som hjalp dem til at identificere kilderne til det belastede samarbejde og finde løsninger. Er der processer der indimellem støjer hos jer? Får I nogle gange brugt energi på at pege fingre ad hinanden i stedet for rent at hjælpe til når der opstår problemer? Hvis I har noget som med fordel kunne være bedre i samarbejdet om virksomhedens opgaver så kan I også drage nytte af T-Lean. Metoden er udviklet i et samarbejde mellem DTU Management, Aalborg Universitet og Herlev Hospital. Er I interesseret i at høre mere om hvad den kan gøre for jer så kontakt os.

Her sættes kontaktknap ind.

Her står den uddybende beskrivelse af indholdet.

Balance

Her står den yddybende beskrivelse af indholdet.